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Dokumenten Management Service

 Effizient - Blitzschnell - Revisionssicher - Einfach 

Das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie 
 

Durch den Einsatz geeigneter Werkzeuge erhalten Sie Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung

Geschäftsprozesse
 

In jedem Unternehmen werden in den verschiedenen Abteilungen Dokumente erstellt, kopiert, weitergeleitet und gesammelt. Lösen Sie die Informationen vom Papier und machen Sie sie digital verfügbar. Informationen stehen sofort zur Verfügung, gehen nicht mehr verloren und können auch abteilungsübergreifend von 

mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden. Verteilen Sie Ihre Post digital. Schnelle Reaktionszeiten, kein Verlust mehr von Dokumenten und die rechtskonforme Archivierung steigern die Compliance. Sensible Informationen wie beispielsweise Personalakten, sind auch aus datenschutzgründen als kritisch einzustufen und bedürfen eines sorgfältigen Umgangs und einer sicheren Aufbewahrung.

Digitale Akten
 

Greifen Sie Zeit unabhängig und von jedem Ort ohne lästiges Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® verfügen Sie über eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Elektronische Archivierung
 

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

E-Mail Archiv

Entlasten Sie Ihren Mailserver und stellen Sie Informationen zu Ihren Geschäftsprozessen allen Mitarbeitern einer Abteilung zur Verfügung. Rechtskonforme Archivierung aller geschäftlichen E-Mails.

Dokumenten-Management
 

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein komplexes System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

Digitaler Rechnungsworkflow

Zeitersparnis und deutliche Kostenreduzierung dank schneller Durchlaufzeiten und digitaler Prüfung von Rechnungen. Einhaltung von Skontofristen und rechtskonforme Archivierung.

Unschlagbare Argumente für die DOCBOX®
 

Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Prozesse automatisieren
 

Blitzschnell

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Schnellstmöglicher Zugriff auf Information 


Revisionssicher

Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust


Einfach

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.